HR Audit. Proč, kdy a jak udělat.

Co si pod HR Auditem představit? Mám HR Audit udělat interně nebo raději externě? K čemu je takový audit dobrý, a proč ho chtít?

HR Audit se většinou dělí na 2 základní kategorie. Jedná se o audit Procesní anebo se zaměřujeme na Efektivitu lidských zdrojů. Samozřejmě existují další kategorie, ale já bych se nyní, ráda věnovala, tomuto základu.

Audit procesní

Zkoumá HR procesy v dané společnosti od náboru po exit zaměstnance. Abychom tento audit mohli realizovat, potřebujeme mít, alespoň základní procesy lidských zdrojů zavedeny.

Jak obvykle takový HR procesní audit vypadá?

Většinou se nám dostaví konzultant nebo konzultanti, kteří si nejdříve dohodnou schůzku, ideálně s ředitelem nebo majitelem společnosti a dohodnou se na základních detailech auditu.

Jaký je cíl, jaká bude časová náročnost, s kým bude potřeba hovořit, k čemu budou mít auditoři přístup, na co se případně mají zaměřit.

Samozřejmě se dohodne také cena, podepíše se smlouva o spolupráci a NDA (smlouva o mlčenlivosti).

Potřeba auditu bývá individuální, ale je většinou vyvolaná nějakou konkrétní situací nebo potřebou. Většinou si firmy uvědomují, že se dají věci řešit moderněji, chtějí procesy zrychlit, automatizovat a digitalizovat.

Občas má majitel nebo ředitel představu, že to ti "HRisti" dělají „špatně“ nebo jsou firmy nuceny z nějaké jiného důvody procesy zmapovat a optimalizovat. Např. chtějí firmu prodat nebo lákají investora.

Ať už je důvod jakýkoliv, procesní audit, nejen HR, by měla provést nezávislá společnost nebo osoba, která nebude žádným způsobem propojena s auditovanou firmou.

Pokud se audit realizuji interně, velmi snadno se může stát, že audit nebude transparentní.

Hlavně z důvodů, že se s HR ředitelem známe už léta, „no a kdyby auditoval on nás, také může přimhouřit oko“. Což je lidsky pochopitelné, ale pokud chceme být objektivní, tak tudy cesta nevede.

Co všechno se zkoumá?

Jakmile máme vše dohodnuto, auditoři se dají do práce. Budou hovořit s vedením společnosti, ale i se zaměstnanci a půjdou systematicky od momentu před náborem, až do momentu ukončení pracovní poměru a poté.

Většinou mají standardizovanou sadu otázek, které kladou pořád dokola a zaznamenávají odpovědi, které se samozřejmě mohou zásadně lišit.

Dále auditoři budou zkoumat dokumenty jako jsou pracovní smlouvy, dohody, interní směrnice, popisy práce, mzdové výměry, docházka. Podívají se na mzdový SW, pokud firma nějaký má nebo budou chtít hovořit s externím zpracovatelem mezd. Tam půjde o lhůty, odvody, pojišťovny a předávání dokumentů.

Vzdělávání, odměňování i dodavatelé

Dále se budou věnovat plánům vzdělávání, dodavatelům služeb – od náboru po školení nebo rozvoj. BOZP/PO, podívají se na smluvní lékařkou péči.

Budou také zkoumat odměňování, bonusová schémata, náklady na pracovní sílu, HR marketing, Controlling, HR systém atd. Dotknou se také komunikace, atmosféry, dodržování pracovně právních předpisů a GDPR, zeptají se, kde je lékárnička😊.

Personální audit zaměřený na efektivitu

Většinou z takového procesního auditu vzniká potřeba také druhé formy auditu – tedy zaměření na efektivitu lidských zdrojů. Najednou se zjistí, že vlastně každé oddělení dělá věci úplně jinak nebo nemají o jistých činnostech ani ponětí.

Nevědí, kdo je za co zodpovědný, 3 dělají totéž a ani o tom nevědí… Vysvětlím níže, teď ještě něco k auditní zprávě.

Auditní zpráva

Jakmile budou mít auditoři dostatek informací a podkladů, zpracují tzv. Auditní zprávu. Ta může být standardizovaná podle např. ISO norem nebo dle potřeby a dohody s vedením. Zpráva většinou obsahuje hodnocení – dobře, dostatečně, nedostatečně.

Škála může být také barevná zelená, oranžová, červená.

Nicméně výstup auditu by měl být srozumitelný a měl by také obsahovat doporučení, co změnit a reálný čas na nápravu. Většinou konzultanti také připraví shrnutí pro vedení, formou prezentace.

Co to je efektivity lidských zdrojů?

Jak jsem se již zmínila, existuje také forma HR Auditu, kde chci zkoumat efektivitu lidských zdrojů. V překladu to znamená, že mě zajímá, kolik hodin zaměstnanci reálně pracují, jestli se neduplikují činnosti, jestli funguje zadávání úkolů, na čem se a jak dlouho pracuje a z těchto informací si už dokážeme vypočítat reálně odpracované hodiny.

Já to samozřejmě zjednodušuji, ono to zase tak jednoduché není!

Tato forma auditu, je metodologicky nenáročná. Zaznamenávají se, po dohodnutou dobu činnosti a pak se tyto činnosti párují. Z takového auditu získáme informace o tom, co nám jednotlivá oddělení skutečně dělají.

A co na to zaměstnanci?

Tento audit je mezi zaměstnanci samozřejmě velmi neoblíbený! Ale funguje výborně u kolegů, kteří si neustále stěžují na to, jak jsou přetíženi.

Takový mini audit nám zcela exaktně ukáže, že to většinou není vůbec pravda. Ale i kdyby byla, tak máme alespoň velmi dobrou základnu a argumenty, že potřebujeme např. posilu do teamu.

Uvedu příklad, proč to tvrdím.

Před lety jsem měla v teamu interní mzdovou účetní. Firma měla celkem asi 200 zaměstnanců v ČR, nějaké lidi v HU a SK, ale těm se mzdy zpracovávaly lokálně. Paní si neustále stěžovala, jak je přetížená.

U mzdové účetní, podotýkám, že nedělala personalistiku (smlouvy, přihlášky, odhlášky), je jasné, že pracuje naplno týden před výplatami.

V mezidobí, nemá moc, co na práci. To je obecně známo, proto firmy jdou více a více cestou externí mzdové firmy nebo alespoň taková paní dělá i personalistiku.

Tak si uděláme malý Audit

No budiž, byla tam dlouho, měla nadstandardní vztahy s majitelem, ale už mě to nebavilo poslouchat. Takže jsme si udělaly audit činností. Paní mapovala asi 14 dní. Pak jsem audit vyhodnotila a paní jsem seznámila s výsledky.

Měla samozřejmě možnost, vyvrátit má tvrzení, ale pokud se dobře připravíme a budeme klást jasné otázky typu – „Prosím, ukažte mi tabulku, kterou denně zpracováváte 3 hodiny, a prosím ukažte mi, co konkrétně upravujete?“.

Najednou jsme byli u jedné buňky, kde se přepsalo jedno číslo. Otázka 1 minuty? A tak jsme šly krok za krokem. Nepříjemné, ale účinné.

Výsledek?

Přetížená mzdová účetní pracovala reálně, a to jsem byla ještě velkorysá, 3 hodiny denně! Placena byla za 8 hodin.

Těch příkladů bych mohla vyjmenovat více, někdy je to jen o nesprávném nastavení komunikace, neproškolení lidí nebo nejasné nadřízenosti a podřízenosti a v neposlední řadě nesprávném rozdělení úkolů.

Tento audit není o tom, najít někoho, kdo nepracuje na 100 %, to najdeme vždy i bez auditu. Ale pokud se správně provede a interpretuje, může zvýšit výkonnost celé organizace a odbourat neefektivity.

V sekci Služby – HR Audit mého webu se můžete podívat na příklady, jak vypadá Auditní zpráva nebo Prezentace pro management.

Pokud si HR Audit budete chtít objednat, tak mě kontaktujte a já se velmi ráda budu věnovat.

Pokud vás zajímají moje Semináře, tak koukněte.

Pokud potřebujete HR Interima nebo Virtuálního HR ředitele, popř. HR seniorního poradce, zde více info.

Pokud hledáte Mentora, tak koukněte sem. A pokud hledáte práci, tak kariérní poradenství je zde.

A koho HR nezajímá, ale má třeba alergii na lepek jako já, tak koukněte na můj web celiakarna.cz, je tam také moje oblíbená jóga:-).

Posloucháte rádi Podcast? Zde si můžete poslechnout ten můj (náš s Alex).