Zavádění HR procesů

Proč procesy HR zavést? Pro jakou společnost se to hodí a od kolika zaměstnanců má smysl, o něčem takovém uvažovat?

Zavedení HR procesů je disciplína, která se vyplatí pro společnost, které se již dostala z porodních bolestí, přeskákala fázi učení se chodit a je momentálně stabilní a chce růst.

Strategické rozhodnutí

Zavedení, jakých kolik procesů, ať už jsou to procesy v IT, HR, nákupu nebo kdekoliv jinde je strategické rozhodnutí, které musí korelovat s plány společnosti, ideálně strategií růstu, vstupu na nové trhy, významného zvýšení tržního podílu nebo třeba navýšení hodnoty společnosti a její následný prodej.

Hledání investora

Pokud firma hledá investora, jistě se takový investor lépe naláká na firmu, kde už vědí, že bez struktury se daleko dojít nedá než na firmu, kde naivně, každý dělá vše, ale ve finále vlastně nikdo nedělá nic.

Investor může samozřejmě vidět příležitost toho, jak rychle přijít k penězům, protože evidentně se dostal ke společnosti, které je čistě amatérská.

Nicméně, každý investor by měl umět počítat a tudíž zvažuje, jestli mu taková investice něco přinese nebo bude taková investice čistě riziková, potažmo ztrátová.

Návratnost investice

Pokud se bavíme o profesionálních investorech, kteří do businessu vloží své peníze a chtějí v nějakém, pro ně, únosném horizontu, peníze mít zpět, a ještě přirozeně, investici zhodnotit, nechají si udělat tzv. Due Diligence.

Zkráceně „DD“ se dělá právní, finanční, účetní atd. a cílem tohoto cvičení je zjistit, kolik potencionálních dalších výdajů Investora ve společnosti čeká, pokud se rozhodne společnost koupit celou nebo jistý podíl.

Konkrétně se bavíme např. o otevřených soudních sporech s dodavateli nebo zaměstnanci, dále o špatně vedeném účetnictví, neplacení daní, nedodržování zákonů, chybějící licence a z toho vyplývající pokuty.

Proč to tvrdím?

Protože samozřejmě v „pankové“ společnosti je těchto rizik daleko více. Investor koupí společnost sice levněji, ale hrozí zde celá řada rizik, které nemusí ani sebelepší DD odhalit. Mluvím o tom z toho důvodu, že jsem si to již zažila.

Nepovedená DD

V jedné společnosti se DD sice provedla, velmi profesionální společností, ale z nějakých důvodů nebylo dohledáno, že se se společností soudí bývalý jednatel, se kterým byla ukončena spolupráce a on se soudil o tzv. neplatnost ukončení spolupráce.

U jednatele se nebavíme o pracovním poměru. Jednatel pracuje na základně tzv. Smlouvy o vykonání funkce.

A jelikož soudy u nás pracují tak, jak pracují, soudní spor trval cca. 5 let a soud rozhodl, že ukončení spolupráce s tímto člověkem bylo skutečně neplatné, vydal rozsudek, kdy daná společnost musela doplatit odměnu za 5 let zpětně, plus úroky z prodlení, soudní poplatky….

Taková „legrace“ v případě jednatele společnosti se většinou nevyplatí a pro malou společnost může být i likvidační.

Jak procesy zavádět

Tak a teď tedy k zavádění HR procesů. Ráda používám přirovnání, že není vhodné chodit na vrabce s kanónem, a tak je to i u nastavování HR procesů.

Jiné procesy bude mít atomová elektrárna, kde reálně hrozí, při nejasnosti, kdo, co dělá a za co zodpovídá, skutečný „malér“ a malá společnost prodávající např. rybářské potřeby.

Pokud máme důvod procesy zavést, některé z důvodů jsem popsala výše, měli bychom si připravit plán: Co, Kdy, Kde a jak chceme zavést. A ještě je fajn si uvědomit, kdo to všechno udělá.

Samozřejmě to můžeme někomu zadat interně, nicméně, je dobré si velmi realisticky zvážit, jestli daná osoba ví, co jsou HR Procesy, jak se zavádějí, kolik to stojí a jak se komunikují.

V případě, že takovou osobu ve společnosti nemáme nebo nemáme nikoho, kdo nám může pomoci, také na úrovni odborné erudice, tak nám nezbývá nic jiného, než někoho najít externě nebo HR Procesy raději nezavádět.

Jaké jsou HR procesy

Mezi HR Procesy patří např. Nábor, Vzdělávání, Odměňování, Relokace, Rozvoj zaměstnanců apod. Standardně se kopíruje tzv. Životní cyklus zaměstnance, tedy od Náboru po Exit. Proces jako takový by měl být velmi jednoduchý na pochopení pro všechny skupiny zaměstnanců.

K jeho popisu mohu zvolit třeba procesní mapu, vývojový diagram nebo různá výtvarná vyobrazení. Já osobně mám ráda proces ve stylu „CO“ – Krok 1, 2, 3…., kdo je zodpovědný za co konkrétně, a jak vypadá návaznost na další procesy, oddělení nebo činnosti. Ideální je si nakreslit právě tento „Životní cyklus zaměstnance“ a postupně si všechno popsat nebo nakreslit.

💡 Uvedu příklad

U náboru musím začít tím, že mám skutečnou potřebu někoho hledat, mám na to peníze, vím, co bude daná osoba dělat, komu bude reportovat, kde bude sedět, kolik bude asi brát peněz.

Je nutno vědět jaké bude potřebovat pracovní pomůcky, s kým bude spolupracovat.

Dále potřebuji zajistit nějakou náborovou kampaň, popř. poptat externí firmu, která mi pomůže.

Měla bych napsat popis práce, na jehož základě budeme danou osobu hledat.

Definuji si také, koho hledám, co ten člověk má umět a jak by se měl chovat.

Měl by mi to ještě někdo schválit, někdo (Hiring manager) bude dělat interview a měl by udělat také rozhodnutí.

Měla bych si také ujasnit, do jakých systémů bude mít přístup atd. No, a to jsme u náboru, a to jsem samozřejmě popsala jen úplný základ.

A od kolika zaměstnanců se vyplatí HR Procesy zavést?

HR procesy můžeme zavést ve společnosti i s 10 lidmi, pokud se např. jedná o významnou právní kancelář. Jistě očekávání právníka bude odlišné od očekávání dělníka ve stavební společnosti. Ale, zde pozor na zjednodušování.

U právníka sice nebude hrozit, že nám spadne z lešení, tudíž nebudeme rozpracovávat dopodrobna bezpečnost práce (BOZP) a snažit se eliminovat všechna rizika, která mohou na stavbě nastat. Ale zase musíme počítat s tím, že právník bude chtít se vzdělávat, účastnit se konferencí, bude jistě erudovanější ve svých nárocích a právech zaměstnance.

Rozhodnutí o zavedení procesů nejenom v HR je na vlastníkovi nebo vedení společnosti. V momentu, kdy máme v plánu se profesionalizovat a růst, je ten správný čas na zavedení jasných procesů, které pomohou firmu efektivně řídit a zároveň zvýší její hodnotu.

Pokud vás zajímají moje Semináře, tak koukněte.

Pokud potřebujete HR Interima nebo Virtuálního HR ředitele, popř. HR seniorního poradce, zde více info.

Pokud hledáte Mentora, tak koukněte sem. A pokud hledáte práci, tak kariérní poradenství je zde.

A koho HR nezajímá, ale má třeba alergii na lepek jako já, tak koukněte na můj web celiakarna.cz, je tam také moje oblíbená jóga:-).

Posloucháte rádi podcast?

Pokud ano, zde je ten můj....